Tata Kelola SI/TI Rangkuman Studi Kasus

Penerapan Dokumen GCG Pada Suatu Perusahaan 

(Studi Kasus: Perusahaan Air Mineral)

        Good Corporate Governance diperlukan dalam rangka menciptakan pasar efisien yang transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independensi, kewajaran dan kesetaraan kepada semua pemangku kepentingan. Untuk terciptanya kondisi yang diharapkan, maka negara dan perangkatnya memiliki peran strategis untuk membuat regulasi dalam bentuk peraturan perundang-undangan dan penegakan hukum secara konsisten. Adanya otonomi daerah, yang menginginkan daerah memiliki kemampuan dalam menggali dan mengembangkan sumber daya yang dimiliki sehingga derajat kapasitas fiskalnya mampu memenuhi tuntutan pembiayaan pembangunan di daerahnya. Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan oleh peneliti, yaitu sejak berdirinya dari tahun 2003 PDAM Duasudara tidak memberikan sumbangan PAD kepada pemerintah Kota Bitung sebagaimana yang menjadi salah satu tujuan pendirian BUMD.


        Fenomena yang terjadi tersebut membuat banyak pihak yang mulai berpikir bahwa penerapan tata kelola perusahaan yang baik menjadi suatu kebutuhan sebagai barometer akuntabilitas dari suatu perusahaan. Penerapan GCG dinilai dapat memperbaiki citra perusahaan yang buruk, melindungi stakeholders serta meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dan etika-eika umum pada dunia bisnis . Pada tahun 2014, telah terbit UU Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah.

        Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus. pendekatan studi kasus digunakan sebagai suatu penjelasan komprehensif yang berkaitan dengan berbagai aspek seseorang, suatu kelompok, suatu organisasi, suatu program, atau suatu situasi kemasyarakatan yang diteliti. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu wawancara mendalam (in-depth interview), dokumentasi, dan observasi. Uji keabsahan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah uji credibility dan uji dependability.

Analisis Kesesuaian Pelaksanaan GCG pada Perusahaan Air Mineral

1. Transparansi

Pada dasarnya PDAM Duasudara sudah sesuai dalam hal transparansi. Namun untuk hal transparansi terhadap seluruh stakeholder belum secara merata.

2. Akuntabilitas

Pelaksanaan GCG pada PDAM Duasudara terkait asas akuntabilitas masih belum sesuai. Adanya Bagian SPI yang kurang berperan dan kurang efektif melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya dalam hal pengendalian internal.

3. Responsibilitas

Pelaksanaan GCG pada PDAM Duasudara terkait asas responsibilitas sudah sesuai. Dimana PDAM Duasudara telah mematuhi aturan/regulasi terkait BUMD khususnya PDAM seperti manajemen telah menyampaikan laporan keuangan dan kinerja secara berkala kepada Walikota selaku pemilik modal dan dewan pengawa, serta adanya kegiatan tanggungjawab sosial yang dilakukan.

4. Independensi

Pelaksanaan GCG pada PDAM Duasudara terkait asas independensi sudah cukup sesuai. Hubungan antara PDAM dengan para stakeholder telah diatur berdasarkan syarat dan ketentuan dalam perda dan perdis yang telah ditetapkan dan disepakati serta dijalankan oleh PDAM Duasudara

5. Kewajaran dan Kesetaraan

Pelaksanaan GCG pada PDAM Duasudara terkait asas kewajaran dan kesetaraan sudah cukup sesuai. Dimana kurangnya forum diskusi dengan stakeholder lain, seperti kalau dengan pemilik modal itu terdapat diskusi rutin, sedangkan dengan pelanggan PDAM Duasudara lewat sosialisasi dari media masa seperti radio dan koran

Penerapan Dokumen Regulasi Nasional terkait tata Kelola TI

(Studi Kasus: BAdan Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu pintu)

        Saat ini, BPMPTSP Kabupaten Bone Bolango telah menerapkan Sistem Informasi Pelayanan Perizinan (SIPP) sebagai salah satu infrastruktur sumber daya TI dalam membantu mewujudkan pelayanan yang efektif dan efisien, tetapi belum memiliki perencanaan strategis TI, regulasi dan kebijakan-kebijakan yang jelas dalam mendukung keberlanjutan dan kematangan penerapan TI di lingkungan BPMPTSP Bone Bolango. Oleh sebab itu, BPMPTSP Kabupaten Bone Bolango membutuhkan tata kelola TI untuk dijadikan acuan atau rule dalam penerapan TI yang berkelanjutan.

        Tata kelola TI adalah struktur kebijakan atau prosedur dan kumpulan proses organisasi yang bertujuan untuk memastikan kesesuaian penerapan TI dengan dukungannya terhadap pencapaian tujuan institusi, dengan cara mengoptimalkan keuntungan dan kesempatan yang ditawarkan TI, mengendalikan penggunaan terhadap sumber daya TI dan mengelola resiko-resiko terkait TI.

        Manfaat tata kelola TI adalah untuk mengatur penggunaan TI dan memastikan kinerja TI sesuai dengan tujuan sebagai berikut (Astuti, 2009): 

1) Menciptakan keselarasan strategi TI dengan strategi bisnis perusahaan; 

2) Penggunaan TI memungkinkan perusahaan mengeksploitasi kesempatan yang ada dan memaksimalkan keuntungan serta memberikan realisasi keuntungankeuntungan yang dijanjikan dari penerapan TI; 

3) Penanganan manajemen resiko yang terkait TI secara tepat dana menekan dampak yang muncul ke tingkat yang dapat diterima. 

4) Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab dalam arti sumber daya TI yang diperlukan harus tersedia dan digunakan secara optimal; 

5) Performa layanan yang dihasilkan dari setiap proses TI yang diterapkan harus diukur secara reguler untuk memastikan output yang dihasilkan telah sesuai dengan yang diharapkan.  

Penerapan Balance Scorecard dan IT Balance Scorecard pada perusahaan

(Studi Kasus: UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR)

        Pemanfaatan teknologi informasi dalam dunia pendidikan pada saat ini sudah menjadi hal yang sangat penting. Teknologi Informasi dapat memberikan peluang terjadinya transformasi dan peningkatan didalam proses bisnisnya. Dengan menggunakan metode IT Balanced Scorecard kinerja perusahaan tidak hanya diukur dari keuntungan yang diperoleh secara financial saja, sebagaimana yang selama ini kerap dilakukan, namun juga mempertimbangkan proses internal serta kepuasan dan peningkatan kompetensi dari setiap pegawai. Dengan demikian perusahaan tersebut dapat lebih memastikan kinerja yang baik bukan saja di masa kini namun juga di masa yang akan datang.

        IT Balanced Scorecard akan mengukur kinerja Divisi IT dari empat perspektif. Perspektif pertama yaitu corporate contribution yang menunjukkan bagaimana pihak manajemen (pimpinan) menilai atau melihat organisasi IT. Perspektif yang kedua yaitu customer orientation, untuk mengetahui hasil kinerja IT berdasarkan cara pandang user menilai atau melihat hasil-hasil organisasi IT. Perspektif yang ketiga adalah operational excellence yang berisi ukuran efektivitas dan efisiensi proses IT. Sedangkan perspektif yang keempat adalah future orientation yang berisi ukuran-ukuran yang menggambarkan bagaimana posisi IT dalam tantangannya kedepan. Dengan demikian IT Balanced Scorecard ini sangat baik digunakan untuk merumuskan sasaran strategis IT yang menunjang sasaran strategis perusahaan serta mengukur kinerja IT secara komprehensif. (Arofah, Sholiq, & Nisafani, 2012).

        Untuk itu perlu mengukur kinerja Organisasi Teknologi Informasi di UPN “Veteran” Jawa Timur melalui Key Performance Indicator (KPI) pada framework IT Balanced Scorecard serta menjadi dasar acuan bagi UPN “Veteran” Jawa Timur dalam melakukan perbaikan didalam pengembangan organisasi teknologi informasi kedepan.

IT Balance Scorecard terbagi menjadi empat faktor, yaitu:

1. Kontribusi Institusi(Corporate Contribution)

2. Orientasi Pengguna(Customer Orientation)

3. Penyempurnaan Operasional(Operational Excellent)

4. Orientasi Masa Depan(Future Orientation)

        Hasil yang didapatkan yakni, berdasarkan data survei terhadap manajemen dan pengguna teknologi informasi yang diperoleh penulis pada saat melakukan analisis pengukuran tingkat dukungan IT menggunakan IT Balanced Scorecard. Terdapat empat perspektif yaitu kontribusi perusahaan, orientasi pengguna, penyempurnaan operasional, dan orientasi masa depan. Dijelaskan sebagai berikut:

1. Tujuan strategis pertama pada perspektif Kontribusi Perusahaan adalah Pengendalian biaya IT, Tujuan TI dan Tujuan Bisnis, Nilai bisnis fungsi IT dan Efektivitas Unit Kerja TI

2. Tujuan strategis pertama pada Perspektif Orientasi Pengguna adalah kualitas Produk yang kedua Kontribusi Pengguna yang ketiga kepuasan pengguna yang keempat Interaksi Pengguna dengan Unit Kerja TI.

        Tujuan strategis pertama pada Perspektif Penyempurnaan Operasional adalah Efektivitas pengembangan aplikasi yang kedua Intensitas Pemeliharaan Sistem yang ketiga Efektivitas fungsi layanan yang keempat Akurasi Perbaikan

Rangkuman Materi Pengenalan Tata Kelola & Manajemen Teknologi Informasi

 

A.      Pengantar Tata Kelola & Manajemen TI

Tata Kelola TI (Tata Kelola Teknologi Informasi) adalah proses yang digunakan untuk memantau dan mengendalikan keputusan kapabilitas teknologi informasi untuk memastikan pengiriman nilai kepada pemangku kepentingan utama dalam suatu organisasi.

 

B.      Sekilas Sejarah Tata Kelola TI

Munculnya Tata Kelola TI

Disiplin tata kelola teknologi informasi pertama kali muncul pada tahun 1993 sebagai turunan dari tata kelola perusahaan dan terutama berkaitan dengan hubungan antara tujuan strategis organisasi, tujuan bisnis, dan manajemen TI dalam suatu organisasi. Ini menyoroti pentingnya penciptaan nilai dan pertanggungjawaban untuk penggunaan informasi dan teknologi terkait dan menetapkan tanggung jawab badan pengatur, daripada kepala petugas informasi atau manajemen bisnis. Tujuan utama tata kelola informasi dan teknologi adalah

1.       memastikan bahwa penggunaan informasi dan teknologi menghasilkan nilai bisnis,

2.       mengawasi kinerja manajemen dan

3.       mengurangi risiko yang terkait dengan penggunaan informasi dan teknologi.

Menyusul kegagalan tata kelola perusahaan pada 1980-an, sejumlah negara menetapkan kode tata kelola perusahaan pada awal 1990-an:

Ø  Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission: AS

Ø  Cadbury Report: UK

Ø  King Report: Afrika Selatan

Sebagai hasil dari upaya tata kelola perusahaan ini untuk mengatur dengan lebih baik peningkatan sumber daya perusahaan, perhatian khusus diberikan pada peran informasi dan teknologi yang mendukung untuk mendukung tata kelola perusahaan yang baik. Segera diakui bahwa teknologi informasi tidak hanya merupakan enabler dari tata kelola perusahaan, tetapi sebagai sumber daya, itu juga merupakan pencipta nilai yang membutuhkan tata kelola yang lebih baik. Di Australia, Tata Kelola Perusahaan TIK AS8015 diterbitkan pada Januari 2005. Jalur cepat ini diadopsi sebagai ISO / IEC 38500 pada Mei 2008. Proses tata kelola TI menegakkan hubungan langsung sumber daya & proses TI dengan tujuan perusahaan sesuai strategi. Ada korelasi yang kuat antara kurva kematangan tata kelola TI dan efektivitas keseluruhan TI.

 

C.      Definisi Tata Kelola TI

Ada banyak definisi Tata Kelola TI, yang paling penting diantaranya adalah:

Ø  Weill dan Ross mendefinisikan tata kelola TI sebagai: hak keputusan dan kerangka kerja akuntabilitas untuk mendorong perilaku yang diinginkan dalam penggunaan TI. Mereka mengidentifikasi tiga komponen tata kelola:

Ø  Domain Keputusan TI: Apa bidang keputusan utama TI?

Ø  Pola Dasar Tata Kelola TI: Siapa yang mengatur domain keputusan dan bagaimana pengaturannya? Siapa yang memutuskan atau memiliki input, dan bagaimana?

Ø  Mekanisme Implementasi: Bagaimana struktur keputusan dan input dibentuk dan diberlakukan?

 

D.      Berbagai Nama Tata Kelola TI

Tata Kelola TI (IT Governance) juga dikenal sebagai:

Ø  Tata kelola teknologi informasi (Information technology governance)

Ø  Tata kelola teknologi informasi dan komunikasi (information and communications technology governance (ICT Governance))

Ø  Tata kelola perusahaan teknologi informasi (corporate governance of information technology)

Ø  Tata kelola perusahaan teknologi informasi dan komunikasi (corporate governance of information and communication technologyI

 

E.       Urgensi Tata Kelola TI

Tata kelola TI ada untuk

1)      membantu para pemimpin perusahaan dalam tanggung jawab mereka untuk membuat TI berhasil dalam mendukung tujuan dan misi perusahaan.

2)      Tata kelola TI membantu eksekutif perusahaan untuk meningkatkan kesadaran dan pemahaman di antara karyawan.

3)      Tata kelola semacam itu juga membantu memberikan panduan dan alat bagi dewan direksi, manajer eksekutif, dan CIO untuk memastikan bahwa TI selaras dengan sasaran dan kebijakan perusahaan dan

4)      bahwa TI memenuhi dan melampaui harapan perusahaan.

 

F.       Prinsip Tata Kelola TI

Komite atau kebijakan tata kelola TI terstruktur bersama dengan manajer perusahaan bergabung untuk memastikan bahwa TI disinkronkan dengan bisnis dan memberikan nilai kepada perusahaan. Tata kelola TI juga membantu perusahaan dalam melembagakan proses persetujuan proyek formal dan rencana manajemen kinerja. Perusahaan biasanya membuat lima jenis keputusan TI:

1)      Keputusan prinsip TI menentukan peran TI dalam perusahaan.

2)      Keputusan arsitektur TI tentang pilihan dan arahan teknis.

3)      Keputusan infrastruktur TI tentang pengiriman layanan TI bersama.

4)      Keputusan persyaratan aplikasi bisnis untuk setiap proyek.

5)      Investasi IT dan keputusan prioritas .

 

G.      Bagaimana Tata Kelola TI menciptakan Nilai IT?

Tata kelola TI terutama didorong oleh kebutuhan akan transparansi risiko perusahaan dan perlindungan nilai pemegang saham. Tujuan keseluruhan dari tata kelola TI adalah untuk memahami masalah dan kepentingan strategis TI, sehingga perusahaan dapat mempertahankan operasinya dan menerapkan strategi untuk memungkinkan perusahaan untuk bersaing lebih baik sekarang dan di masa depan.

 

Tata kelola TI ada di dalam perusahaan untuk memandu inisiatif TI dan untuk memastikan bahwa kinerja TI memenuhi tujuan perusahaan berikut:

1)      Penyelarasan TI untuk mendukung operasi bisnis dan mempertahankan keunggulan ;

2)      Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab ;

3)      Identifikasi dan manajemen risiko terkait IT yang tepat ;

4)      Fasilitasi bantuan TI dalam memanfaatkan peluang dan memaksimalkan manfaat.

 

H.      Tujuan dan Manfaat Tata Kelola TI

Tata kelola TI bertujuan untuk memastikan bahwa harapan untuk TI terpenuhi dan bahwa risiko TI dikurangi.

 

Manfaat utama penerapan model tata kelola TI meliputi:

1)      Penyelarasan strategis, yang menghasilkan peningkatan kepuasan mitra bisnis

2)      Peningkatan nilai pengiriman, didorong oleh peningkatan prioritas proyek, yang mengarah pada pengurangan TI anggaran

3)      Peningkatan kinerja dan manajemen sumber daya, menurunkan total biaya kepemilikan TI

4)      Kualitas output TI yang lebih baik, menghasilkan pengurangan masalah pengendalian TI

 

I.         Domain Tata Kelola TI

Tata Kelola TI menjadi 5 domain terpisah (ISACA, 2013) yang masing-masing secara singkat dijelaskan di bawah ini :

1)      Strategic Alignment

2)      Value Delivery

3)      Risk Management

4)      Resource Management

5)      Performance Management

 

J.        Kerangka Kerja Tata Kelola TI

Ada tiga kerangka kerja pihak ketiga yang diakui secara luas yang sering digambarkan sebagai ‘kerangka kerja tata kelola TI’. Sementara secara terpisah, tidak sepenuhnya memadai untuk tugas itu, masing-masing memiliki kekuatan tata kelola TI yang signifikan:

·         ITIL®: ITIL, atau IT Infrastructure Library® , dikembangkan oleh Kantor Kabinet Inggris sebagai perpustakaan proses praktik terbaik untuk manajemen layanan TI. Diadopsi secara luas di seluruh dunia, ITIL didukung oleh ISO / IEC 20000: 2011, di mana sertifikasi independen dapat dicapai.

·         COBIT®: Tujuan Kontrol untuk Teknologi Informasi dan Terkait (COBIT) adalah kerangka kerja kendali tata kelola TI yang membantu organisasi memenuhi tantangan bisnis saat ini di bidang kepatuhan terhadap peraturan, manajemen risiko, dan menyelaraskan strategi TI dengan tujuan organisasi. COBIT adalah kerangka kerja yang diakui secara internasional. Secara khusus, komponen Pedoman Manajemen COBIT berisi kerangka kerja untuk kontrol dan pengukuran TI dengan menyediakan alat untuk menilai dan mengukur kemampuan TI perusahaan untuk 37 proses COBIT yang diidentifikasi.

·         ISO 27002: ISO 27002 (didukung oleh ISO 27001), adalah standar praktik terbaik global untuk manajemen keamanan informasi dalam organisasi.